Un projet de communication unifiée est un excellent vecteur de productivité pour l’entreprise. Il permet de répondre aux évolutions des méthodes de travail et aux besoins des collaborateurs, qui sont à la recherche de plus de mobilité, flexibilité et d’outils adaptés aux open-spaces.

Le rôle de la SI, au-delà de l’aspect pilotage et organisation, est d’obtenir le soutien et l’adhésion de tous les métiers pour se lancer dans un tel projet. La cartographie des besoins des utilisateurs et des métiers s’avère être un outil capital pour faire le choix de la meilleure solution et favoriser son intégration.

Constituer un comité utilisateurs

Pour bien comprendre les différents besoins des utilisateurs, il est recommandé de commencer le travail à la source, en invitant un membre de chaque équipe métiers à faire partie d’un comité utilisateurs.

En intégrant dès la phase pilote, différents profils dans le projet de communication unifiée, vous vous assurez de prendre en compte les usages actuels et les besoins d’évolution de tous les métiers de votre entreprise. Vous serez donc plus à même de répondre à leurs attentes et leurs éventuelles objections.

Vos collaborateurs deviennent ainsi parties prenantes du projet, vous favorisez leur adhésion et vous initiez une dynamique d’accompagnement au changement. Ces collaborateurs pourront par la suite être nommés comme utilisateurs référents. Ils vous aideront à promouvoir le projet au sein des différents métiers.

Implication des métiers dans les phases pilotes

En vous appuyant sur la cartographie des besoins utilisateurs, vous pouvez également mettre en place des « use-cases » (mises en situation réelles) pour :

  • Vous conforter dans les choix des différents profils utilisateurs.
  • Lister les éventuels dysfonctionnements liés à la mise en place du projet de communication unifiée.
  • Anticiper les solutions organisationnelles/techniques à apporter pour lever les freins.
  • Impliquer le SI dès la phase de test pour le déploiement et l’adoption de la nouvelle solution.

La cartographie vivra au-delà du projet de communication unifiée. En pleine transformation digitale, avec l’arrivée chaque semaine de nouveaux SaaS et d’outils collaboratifs, il est très utile pour la DSI de posséder des outils pérennes, tels que la cartographie des métiers. Elle permettra à votre service de gagner du temps dans l’implantation de nouvelles méthodes de travail tout en étant assuré de prendre en compte les besoins de tous les utilisateurs.

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