La veille est devenue une activité que les DSI peuvent difficilement négliger, qu’il s’agisse de surveiller leur propre secteur de compétence ou d’intervenir en support à d’autres services au sein de l’entreprise. L’erreur classique consiste à vouloir trop en faire, trop vite, trop cher, trop compliqué, et à ne pas adopter une stratégie du petit pas.

La stratégie du petit pas

Faire de la veille, c’est organiser une surveillance de l’environnement de l’entreprise pour servir les objectifs de maintien ou de développement pérenne de son activité.

Pour une DSI, cette vision large peut se résumer dans un premier temps à une veille technologique qui permettra au personnel de se maintenir au contact des évolutions du marché et des pratiques des utilisateurs.
La veille peut se pratiquer dans un premier temps sur un périmètre maîtrisé, avec des outils gratuits, sans faire appel à des prestataires extérieurs.

atout dsi veilleLa veille est un processus circulaire où chaque étape se doit d’être documentée, brièvement mais rigoureusement.

 

Documenter simplement (mais rigoureusement) son processus de veille

Avant de penser aux outils, il est bon de se poser quelques questions de base, et d’en documenter les réponses.
Quels sont mes objectifs de veille ? Quoi surveiller ? Pour qui ? Quel type de documents produire et avec quelle fréquence ?

Une fois les objectifs déterminés, la question du « quoi » est fondamentale et souvent minorée.
La réflexion sur les sources ou les mots clés à surveiller est pourtant essentielle.
Brainstorming entre les membres de l’équipe, recherches via les moteurs de recherches, sélections, répertoires de sites… et documentation consciencieuse des résultats permettent de revenir sur ce que l’on appelle le sourcing, et l’enrichir progressivement. Petits pas !

Lorsque les fils RSS sont là, l’extraction de l’information est simplissime.
Pour d’autres territoires informationnels, ce sera parfois un peu plus complexe. Mais les solutions sont à portée de main (comme TweetDeck pour la surveillance par mots-clés de Twitter).

 

Des outils gratuits pour commencer

Lorsque l’on commence à créer une activité de veille, il est d’usage de parler en premier lieu des outils.
Et la voie royale, c’est le RSS (Really Simple Syndication) : un format simple de publication qui permet aisément de s’abonner aux actualités d’un site de presse, d’une institution, voire aux réponses d’une base de données.
Encore faut-il que l’éditeur propose son actualité dans ce format.
Souvent, un coup d’œil sur la page d’accueil du site ou une simple recherche dans un moteur (Bing, Google, Yahoo!) associant « RSS » au nom de la publication ou de l’organisme, permet de s’en assurer.

Il faut disposer également d’un « lecteur de fil RSS », logiciel ou service capable d’afficher et de classer les dernières nouveautés. Depuis la fin de Google Reader en juillet 2013, le secteur s’est fortement développé : Feedly, Feedspot, InoReader par exemple sur le segment des services hébergés et Tiny Tiny RSS sur la frange des services à héberger soi-même.
Chacun de ces outils rend possible une veille individuelle ou collaborative (où chacun couvre un champ spécifique, utile au service).
Une récente étude comparative (et gratuite) permet de mieux faire son choix  parmi les différentes solutions.

 

Analyser et rediffuser

Une fois l’information captée, il faut réfléchir à son analyse.
Le premier pas dans cette direction consiste à « taguer » les actualités en fonction des thématiques utiles à la DSI. Cela préfigure la réalisation de synthèses, voire la rédaction d’articles d’analyse par les experts internes.
Les datavisualisations sont également les outils indispensables au suivi des évolutions de la veille (qu’il s’agisse de simple graphique sous Excel ou d’analyses plus poussées avec Tableau Public ou Gephi).

Pour rediffuser l’information, le RSS est si souple qu’il autorise la publication des résultats de la veille sous de multiples formats : mail, blog intranet, ebook, pdf et même fils RSS (récupérables sur des terminaux mobiles).
Quant aux documents de synthèses, ils se doivent d’être pragmatiques, rapidement lisibles et orientés vers un double objectif, répété inlassablement : faciliter la compréhension de l’évolution du secteur et la prise de décision.

 

Assurer le feedback

Le processus de la veille est circulaire : il doit de se questionner, se réinventer, s’enrichir, se remettre en question régulièrement. Pour ce faire, il est bon de prendre l’habitude d’effectuer régulièrement des enquêtes de satisfaction (par exemple avec l’outil Formulaire de Google Drive, très simple à utiliser).

La veille fait certes appel à des techniques de plus en plus élaborées mais doit avant tout être perçue et développée comme une culture au sein d’un service et plus largement d’une entreprise.
Elle doit se confronter continuellement non pas seulement à ses résultats mais à son utilité dans le développement de l’activité.

 

Serge Courrier

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3 Responses

  1. DSI : construire sa stratégie de veille ...

    […] La veille est devenue une activité que les DSI peuvent difficilement négliger, qu’il s’agisse de surveiller leur propre secteur de compétence ou d’intervenir en support à d’autres services au sein de l’entreprise. L’erreur classique consiste à vouloir trop en faire, trop vite, trop cher, trop compliqué, et à ne pas adopter une stratégie du petit pas.  […]

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