En période de restriction généralisée, préparer et défendre le budget IT est parfois un exercice de haut vol pour le DSI. Voici quelques règles auxquelles se tenir pour faire valoir votre cause auprès des directions générales. Nous remercions Benoit Ricard, DSI de Tagerim, 9 Hotel Collection, pour sa contribution à cet article, en pleine période de préparation budgétaire !

 

Anticipez, avec les métiers !

Un budget IT ne se limite pas aux seuls besoins de la DSI mais englobe aussi ceux des autres directions métiers de l’entreprise, ces derniers pouvant avoir un impact sur l’écosystème numérique. Il convient donc de les rencontrer en amont de l’élaboration budgétaire afin d’établir une cartographie de leur projet et anticiper leurs besoins à venir. Bien communiquer à l’année avec ces directions métier est toujours payant ! Et si de lourds investissements IT sont à prévoir, mieux vaut en prévenir la direction générale avant que celle-ci ne finalise sa lettre de cadrage.

 

benoit-ricard DSI - Atout DSIConseil de Benoit Ricard, DSI de Tagerim : « Privilégiez le dialogue tout au long de l’année à travers le comité de suivi ou de pilotage, et intensifiez-le en période pré-budgétaire ! Attention à une gestion de budget en silo qui peut faire passer la DSI à côté de la mise en place d’une nouvelle solution numérique ou d’une consommation budgétaire du service DSI non anticipée. » 

 

Ne négligez rien : ni la mise à jour des solutions en place, ni la montée en puissance des outils de mobilité, ni la formation ou le recrutement, ni les projets métiers de votre entreprise en terme par exemple de transformation numérique. Enfin, en informatique plus qu’ailleurs, il ne faut pas sous-estimer les impacts financiers d’une panne, casse ou autres bugs. D’où l’intérêt de prévoir dans son budget, une enveloppe de secours, adossée dans le cas de l’outsourcing à des KPI et d’éventuelles pénalités !

 

Conseil du DSI : « Pour chaque poste budgétaire le DSI doit définir quel est le type d’investissement, CAPEX / OPEX, la probabilité de survenance, la durée des amortissements, et les leviers de négociations. Souvent l’ensemble de ces éléments doivent être définis dans les grandes lignes au deuxième trimestre de l’année, pour anticiper un rendu et un arbitrage avec les fournisseurs sur le 3eme trimestre. Cette proactivité permettra de libérer du temps pour la gestion des imprévus apportés par l’actualité de l’entreprise et le métier. »

 

Réaliser un bilan de l’exercice budgétaire précédant n’est également pas du luxe, voir même indispensable. En cas de dépassements récurrents, cela permet d’ajuster le budget de l’année à venir. Enfin, l’identification des besoins IT n’est pas une fin en soi. Pour que le projet soit validé en haut lieu, il doit être en phase avec les orientations stratégiques de l’entreprise, permettant la création de valeur et de richesse.

 

Conseil du DSI : « Le suivi du budget en cours et l’analyse des précédents permet de définir un ajustement ou provision mécanique et arbitraire au pourcentage, par service ou par fournisseur. Les prérequis : un fort dialogue avec les services comptables et achats, un suivi de la facturation fournisseur précis (avec une extraction comptable analytique trimestrielle), et une cartographie précise des contrats, achats ponctuels et de leur état de règlement. » 

 

Présentation du budget : soyez clair et synthétique 

Une présentation de budget ne saurait s’improviser. L’une des pires choses à faire consiste à créer un budget trop complexe (intégrant par exemple une ligne budgétaire fléchée au moindre câble à acheter) ou trop générique. La présentation budgétaire doit être soignée, précise, exhaustive et dénuée de tout jargon technique : un directeur général sera plus réceptif à la notion de ROI que de serveurs informatiques ou de Cloud. Idéalement, il ne faut pas que cette présentation excède une poignée de pages récapitulant le bilan de l’année précédente et le budget de celle à venir, avec un tableau par grands postes de dépenses, des graphiques pour synthétiser : inutile de noyer la direction générale sous une avalanche de chiffres, vous perdrez son attention en cours de présentation !

C’est aussi dans cette phrase de présentation du budget que le DSI doit savoir faire preuve de pédagogie !

 

Conseil du DSI : « Imaginez si un mathématicien financier essaye de vous faire comprendre les contraintes cycliques des algorithmes de High Frequency et que l’on vous demande d’arbitrer sur la libération d’un budget pour les corriger. La direction est dans la même situation, le DSI doit donc simplifier et vulgariser pour aider la direction générale à comprendre la criticité d’effectuer ces investissements, libérer des fonds ou réduire des coûts. Enfin, même si le DAF, le PDG ou les DG métiers ont un œil exercé à la lecture des tableaux budgétaires et de leur cohérence, leur intérêt et la compréhension des sujets sur lesquels arbitrés dépendent fortement de votre capacité à vous faire comprendre, à l’écrit comme à l’oral et cela passe aussi par vos supports de présentation. »

Tout se négocie 

Votre budget ne « passe pas » ? Négociez le report de certains projets ! Cela nécessite de réaffirmer la cohérence du chiffrage, d’établir une priorisation des projets et d’évaluer l’impact de leur éventuel ajournement. Nous vous conseillons d’effectuer au possible cette étape afin de pouvoir arbitrer en live. Vous pouvez également identifier et proposer des scénarios alternatifs propres à réduire certaines lignes budgétaires : choisir des logiciels libres pour réduire les coûts licence, arrêter des applications et serveurs inutilisés, acheter certains matériels d’occasion, , refacturer des prestations de la DSI en interne ou faire porter le budget du déploiement d’une solution par un autre service, externaliser des services ou prestations (y compris vos datacenters), renégocier des contrats fournisseurs… Le tout sans compromis sur la sécurité et la disponibilité bien sûr.

 

Un audit avec un conseil extérieur peut alors vous aider à faire les bons choix, budgétaires et technologiques, par exemple entre colocation ou cloud hosting, bien que cette option soit elle-même consommatrice de budget.

 

Conseil du DSI : « Définissez en amont la priorisation des projets d’investissements ou d’économie IT et mettez en exergue les projets métiers et leur impact financier. Mettre en option ce que vous estimez comme du « plus » pour la société – mais qui n’est pas névralgique pour l’entreprise et son business – peut vous permettre d’arbitrer/ajuster en live votre budget avec le directoire. »

 

Suivez votre budget tout au long de l’année

Il n’est pas rare que des écarts budgétaires apparaissent en cours d’année. En informatique, les dépenses non conformes et la mauvaise évaluation de la portée d’un projet sont souvent les deux principales causes de dépassement d’un budget. Des écarts qu’il convient donc de suivre pour éviter toute perte de contrôle du budget. A cet effet, il est important de fournir à chaque acteur d’un projet IT la bonne visibilité sur son budget au moment où il en a besoin et de suivre parfaitement la facturation fournisseur et le calendrier de règlement contractuel.

Des écarts dont il conviendra de tenir compte lors de l’élaboration du budget de l’année suivante.

 

Pour aller plus loin sur ce sujet, retrouvez notre article «Budget de fin d’année : 5 sujet trop souvent négligés » et toute l’année entretenez de bonnes relations aussi avec votre DAF !

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Une réponse

  1. Hugo florent

    Merci pour cet article très pertinent. Mais je pense que opter pour l’externalisation est très avantageux car elle procure une meilleure gestion des ressources et les finances.

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