Bertrand Blond, DSI et Digital Officer de CERFRANCE Alliance Centre, Cabinet d’expertise comptable et d’accompagnement des chefs d’entreprise, a été élu DSI de l’année 2017 dans la catégorie Big Data par IT For Business. Un trophée qui récompense le travail de Bertrand Blond et de son équipe en matière de captation, exploitation et valorisation des données produites dans le système d’information de Cerfrance Alliance Centre.

 

Son objectif consistait à concevoir une nouvelle plateforme de traitement en masse de la donnée afin de constituer un socle technologique et de nouvelles interfaces collaboratives permettant l’accélération de la stratégie du groupe pour les années à venir mais également la mise sur le marché de nouveaux services aussi bien à ses clients internes qu’externes. A cet effet, la DSI Cerfrance Alliance Centre devait avant tout repenser complétement le processus de collecte des données : automatisation de l’intégration des flux bancaires en temps réel, des factures fournisseurs (papier ou totalement dématérialisé), mais également d’autres types de sources de données externes (météo, cours des matières premières…).

La démocratisation de la dématérialisation des factures a donc été un levier important dans ce chantier, avec la capacité de collecter électroniquement les pièces totalement dématérialisées émises par les fournisseurs de ses clients.

 

Question Atout DSI : En quoi la dématérialisation des factures participe-t-elle au succès d’un projet big data tel que le vôtre ? 

La dématérialisation des factures s’est avant tout libéralisée et accélérée depuis la loi de modernisation de l’économie dite LME et plus récemment reprise par la loi MACRON avec son article 222, obligeant les entreprises destinataires à accepter la facture électronique venant de leurs fournisseurs.

C’est dans ce contexte que tout l’enjeu de notre projet a notamment résidé dans notre capacité à collecter, traiter et archiver légalement ces factures électroniques dans l’exercice de nos activités. Avec une incidence non négligeable pour nos clients par la nécessité de collecter ces documents en se connectant sur les N espaces clients mis à disposition par leurs fournisseurs (avec risque de perte de mot de passe associé) mais également de les stocker électroniquement comme justificatif comptable pendant les délais légaux de 10 ans.

Cette évolution a avant tout été une formidable opportunité pour fluidifier la collecte des pièces comptables.

En effet, notre métier historique est composé de différentes phases pour permettre l’exercice de nos fonctions et notamment d’une étape initiale cruciale qui reste l’acquisition et la saisie des factures, action réalisée aujourd’hui manuellement et liée au rythme d’envoi des documents à nos équipes de production.

Le déploiement de webfacteurs (agent de récupération automatisé des factures électroniques), nous permet de pouvoir collecter en temps réels, les pièces justificatives de nos clients et de pouvoir les traiter plus régulièrement. Nous passons donc d’une logique de flux « poussés » à une logique de flux « tirés ».

L’avantage est double : premièrement pour les équipes Cerfrance avec la diminution du stress, la limitation du risque d’erreurs de saisie et une meilleure fluidité sur la gestion des charges de production, deuxièmement pour notre client puisque celui-ci n’a plus à nous transmettre ses pièces comptables, n’a plus à les stocker et obtient donc un gain de temps administratif très précieux pour se concentrer sur son activité.

 

Quelles sont les facteurs clés pour réussir un projet de dématérialisation des factures ?

La clé de la réussite comme dans tout projet reste en amont l’analyse de la situation et la détermination des objectifs, pour cela quelques questions clés doivent se poser : quels sont les besoins ? Sur quelle volumétrie ? Quels sont les fournisseurs concernés (avec une priorisation 80/20) ? Comment vais-je pouvoir collecter la facture électronique ? Comment vais-je pouvoir l’intégrer et la traiter dans mon processus de production ? Comment vais-je pouvoir la stocker tout en répondant aux contraintes légales en cas de contrôle ? L’implication forte et un travail en mode 360° avec les équipes métiers (DAF, comptabilité interne, production etc…) sont fondamentaux pour une analyse fonctionnelle complète.

A ce stade, cette analyse permettra de mettre en évidence les briques technologiques à déployer afin de répondre aux exigences fonctionnelles, aux objectifs de productivité, et également aux obligations règlementaires. Il s’agit avant tout d’être intégrateur de solutions applicatives déjà existantes sur le marché pour répondre à ces 3 objectifs (collecte, traitement, stockage) et ne pas chercher à la développer en interne, en prenant en compte la transparence totale et l’imbrication parfaite sur le système de production comptable existant.

Enfin la règle d’or « Prototypage », puis « Pilote », puis « Mise en production » reste de mise pour le déploiement d’un tel projet, afin d’impliquer au plus haut niveau les utilisateurs finaux (clients internes et externes).

 

De quelle manière la dématérialisation des factures fournisseurs peut-elle contribuer au développement de nouveaux services ?

Cette logique de collecte régulière en flux « tirés » nous permet aujourd’hui de développer de nouveaux services que nous ne pouvions pas proposer à nos clients auparavant.

Le contexte économique actuel instable, une pression concurrentielle accrue, obligent nos chefs d’entreprise à devoir piloter leurs activités en temps réel. Il ne s’agit donc plus simplement de leur produire des situations comptables bien souvent liées à un cycle réglementaire (TVA, liasses fiscales), mais maintenant de leur fournir des indicateurs temps réel (trésorerie, dette client, dette fournisseur etc…). La mise en place de cette plateforme de traitement de l’information nous permet via notre nouvelle application client « PILOT’ONLINE » de pouvoir produire ces indicateurs et de les délivrer aux clients de manière intuitive avec une déconnexion totale entre le cycle réglementaire et le cycle de pilotage de l’entreprise, grâce à la collecte régulière de l’information.

D’autre part nous sommes convaincus que la digitalisation des pièces comptables doit forcément s’accompagner d’outils d’archivage et de consultation simplifiées de ses documents permettant au chef d’entreprise de pouvoir dans n’importe quelles conditions (ATAWADAC : Any Time AnyWhere Any Device Any Content) accéder à « l’armoire électronique » de son entreprise.

Pour cela et grâce à notre statut de Tiers de Confiance, nous remettons de manière centralisée à disposition de tous nos clients toutes les pièces collectées dans un espace de stockage sécurisé permettant ainsi une consultation user-friendly de tous les documents comptables de l’entreprise (classement automatique par date, fournisseur, montant, numéro de factures, etc.).

Notre client n’a donc plus à se soucier s’il est bien allé chercher ses documents sur les espaces internet de tous ses fournisseurs, nous le faisons pour lui et nous lui centralisons tous ses documents à un seul endroit. La simplification administrative pour nos clients TPE est une réelle valeur ajoutée

Enfin, l’arrivée de la plateforme CHORUS oblige les entreprises travaillant avec les entités du service public à émettre elles-mêmes des factures électroniques, depuis le 1er janvier 2017 (calendrier de déploiement selon taille de l’entreprise jusqu’en 2020). Dans les prochaines semaines nous mettrons à disposition un connecteur permettant à nos clients de pouvoir automatiquement, depuis l’application Cerfrance Alliance Centre, déposer leurs factures sur le portail de l’administration.

 

Quels sont selon vous les points de vigilance que les DSI doivent avoir par rapport aux projets de dématérialisation ?

La technologie est aujourd’hui mûre et est un véritable atout pour sécuriser le traitement ou l’émission des factures, permettant la production de nouveaux services pour nos clients.

Le point de vigilance principale réside dans le suivi des textes de lois français et européens sur le sujet, concernant l’émission de la facture (3 modalités possibles à ce jour : EDI, PDF signés, PDF non signés) mais également les conditions de son stockage (coffre-fort électronique, archivage tiers de confiance, etc.).

La GDPR (General Data Protection Regulation, ou Règlement général sur la protection des données – RGPD) est également un point non négligeable à prendre compte pour le respect des bonnes pratiques en matière de traitement des données.

 

 

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