Imaginez un dossier de conseil d’administration oublié dans le train, une tablette perdue par l’un des membres du comité RH, ou encore la boite email personnelle d’un des plus hauts décideurs de votre entreprise hackée. Ceci n’est pas un cauchemar d’Halloween, mais la réalité de bon nombre d’entreprises, avec à la clef la fuite de données stratégiques.

En octobre 2016, la fuite d’un e-mail et d’une présentation du conseil d’administration de Salesforce a rendu publique la liste des potentielles fusions-acquisitions de l’entreprise.

Le Conseil d’Administration, maillon faible de la cybersécurité dans les entreprises ? 

Aujourd’hui encore, les instances de gouvernance conservent des pratiques insuffisamment digitalisées, avec une forte porosité entre les sphères professionnelle et personnelle de leurs membres. Quelques chiffres édifiants, issus de l’étude réalisée par Forrester pour Diligent, nous ont plus particulièrement marqués.

#1   51 % des membres des conseils d’administration européens utilisent leurs messageries personnelles, hors de tout contrôle de la DSI, pour communiquer entre eux sur des sujets sensibles.

#2   29% des membres du conseil ont déclaré avoir égaré un appareil (téléphone, tablette, ordinateur) dans les 12 mois et 23 % des supports papiers lié à la gouvernance de l’entreprise.

#3   47 % des conseils en Europe rencontrent des difficultés à sécuriser les supports d’information du conseil et à en contrôler l’accès.

Les membres de conseils d’administration et les professionnels de la gouvernance n’alignent donc pas toujours leurs pratiques de communication à la posture de cybersécurité de l’entreprise. C’est une faille critique, alors que les solutions de digitalisation de la gouvernance peuvent y apporter une réponse complète, simple et sécurisée. Elles permettent en effet de se protéger des cyber-attaques, de prévenir les fuites de données par inadvertance tout en gagnant en efficacité et en réactivité dans les prises de décision.

Le DSI, moteur dans le choix des solutions de digitalisation et la mise en place des projets de modernisation de la gouvernance

Afin de mener à bien ces projets de transformation, les conseils ont besoin d’un DSI engagé pour les orienter et les accompagner dans leurs choix, particulièrement sous l’angle de la cybersécurité. Le DSI doit aussi pouvoir parler le même langage que les conseils.

  • Quels arguments et fonctionnalités valoriser pour initier le projet ?

La digitalisation de la gouvernance touche non seulement les administrateurs, mais aussi les juristes, secrétaires généraux, et plus généralement le personnel en relation avec les investisseurs. Comme les outils du conseil d’administration peuvent également être élargis aux autres domaines de la gouvernance (comités RH, comités d’audits etc), les cadres supérieurs de l’entreprise seront plus largement concernés.

Outre la sensibilisation aux risques cyber, le DSI peut valoriser les enjeux liés aux risques juridiques, business et réputationnels. L’impact pour l’entreprise est essentiel tout comme les responsabilités individuelles des différentes parties-prenantes. Les solutions de digitalisation de la gouvernance sont également profitables pour améliorer l’efficacité de l’organisation d’un conseil (temps passé et coûts) et pour gagner en réactivité lors de crises.

Diligent, précurseur et leader mondial des solutions de modernisation de la gouvernance, précise les fonctionnalités clefs valorisées par les conseils d’administration :

« Pour s’assurer de l’adoption d’une solution de digitalisation des conseils d’administration, l’usage doit être intuitif et se rapprocher au plus près de l’utilisation du papier : pouvoir feuilleter le document, annoter on et off-line, et partager de manière choisie ces annotations, disposer d’outils de messagerie simples et d’une messagerie instantanée sécurisée. », souligne Abderrazack Bouaissi, Directeur France de Diligent.

Des fonctions robustes de prise de procès-verbaux, de vote, de signature de consentement, ou de détection de conflits d’intérêts donneront un nouvel élan à la pratique.

Chaque entreprise aura donc intérêt à privilégier une suite complète et évolutive d’outils couvrant tous les aspects des activités de conseil et permettant une collaboration en temps réel, en toute heure et en tout lieu, au – delà des portes des réunions de conseil.

Vous l’aurez bien compris : la digitalisation de la gouvernance d’entreprise est un sujet à intégrer dans votre plan 2020, si ce n’est déjà fait. Reste à impulser cette dynamique en étroite relation avec les conseils. 

[webinaire ] Partagez le retour de Nestlé sur la digitalisation des conseils d’administration                 

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