Pas un échange chez Atout DSI sans que l’on n’évoque la manière de travailler efficacement avec les métiers. Il faut dire que c’est un sujet essentiel pour la DSI, particulièrement en France où l’organisation dissociant métiers, MOA et DSI a laissé des traces.

Aujourd’hui, les frontières tombent et les DSI présents lors de notre dernier atelier « World Café » ont initié des modèles de collaboration très différents. Tous partagent l’objectif d’une coopération active et d’un leadership partagé au profit de la transformation de l’entreprise. Prenons quelques minutes pour découvrir les bonnes pratiques et retours d’expérience de cet atelier réunissant plus de 30 DSI en groupes de travail.

Coopération, confiance, voire complicité pour co-construire avec les métiers

Si co-construire est l’objectif ultime, y arriver nécessite une forme de complicité avec les métiers. Il est donc indispensable d’agir pour renforcer la confiance, en dehors même des processus de collaboration liés à un projet.  Le DSI et ses équipes doivent cultiver les relations avec les métiers, dégager du temps pour enrichir les échanges et mieux comprendre leurs enjeux, par exemple à l’occasion de comités de pilotage métiers mensuels ou de déjeuners hors cadre. Ces moments de partage faciliteront une compréhension mutuelle dans un cadre plus détendu et plus global.

Le DSI doit encourager ses équipes à aller régulièrement au contact des métiers, et susciter les premières occasions d’entretenir des relations fondées sur l’écoute et la curiosité.

De la mise en œuvre technique à la création de valeur pour les métiers

L’objectif est bien, pour les DSI, de se placer le plus en amont possible du besoin des métiers, de se positionner comme un partenaire de réflexion. « Il est important de créer du lien avec les métiers pour qu’ils puissent connaître nos impératifs et mieux appréhender nos contraintes de déploiement. Même une solution SaaS nécessite une intervention de la DSI », rappelle l’un des DSI présents.

Aux DSI de dépasser leur rôle technique, mais aussi leur rôle de conseil technologique. Une première étape consiste à se positionner en garant de la sécurité et de prendre position dans les phases de conception en menant des analyses de risques sur les données ou en veillant à la conformité au RGPD, par exemple. Vient ensuite la posture la plus performante pour la DSI comme pour l’entreprise, quand la DSI impulse la construction commune d’une analyse de la valeur. Par exemple en aidant les métiers à identifier les données essentielles à l’atteinte de leurs objectifs, en préconisant la production rapide d’un MVP (Minimum Viable Product) ou en utilisant des méthodologies d’analyse de la valeur telles que Mareva.

La DSI fut d’abord le garant des technologies, puis des applications. Elle est devenue le garant de l’excellence des processus et doit aujourd’hui émerger en tant que garant de la data des métiers. La pertinence et la disponibilité des données essentielles aux métiers doit être son nouveau cheval de bataille.

De nouveaux rôles et compétences indispensables au sein des DSI

Pour favoriser la co-construction, la DSI doit aussi s’enrichir de compétences métiers. On voit ainsi apparaitre dans les équipes de plusieurs DSI de nouveaux collaborateurs issus des métiers qui ne sont d’ailleurs pas forcément les plus aguerris aux usages numériques. Quand cela s’avère impossible, la participation des collaborateurs de la DSI au quotidien des métiers est utile. Au sein de la Fondation Partage et Vie, le DSI relate la mise en place d’expériences « Vis ma vie » qui permettent aux collaborateurs de la DSI de s’immerger dans le quotidien et les besoins des métiers : « En revenant dans leur équipe IT, il apporte une autre vision du métier et préconise souvent de nouvelles recommandations ou façons de faire. »

Ce besoin de co-construction, qui fait la part belle aux méthodes agiles, fait également émerger de nouvelles fonctions pour accompagner les métiers dans les phases projets. C’est ainsi que la DSI de l’EMLyon a développé un rôle de Proxy Product Owner (PPO). Le Proxi Product Owner accompagne le Product Owner qui appartient aux métiers, dans le déploiement des méthodologies agiles ou scrum, le décharge d’une partie des tâches projets et contribue à la continuité de l’accompagnement au changement.

Les binômes sont également à l’honneur dans les phases de run : le rôle de Business Process Owner peut ainsi être joué par un binôme DSI-Métier. Il consolidera et arbitrera les retours utilisateurs dans une démarche d’amélioration continue du process concerné.

Les compétences numériques sont aujourd’hui mieux partagées. Le DSI devient conseil des métiers, et on tend vers une intégration mutuelle des métiers et de la DSI, avec une nouvelle répartition des compétences ou de nouvelles compétences de part et d’autre.

Une meilleure visibilité sur la programmation des projets

Au-delà de la répartition des responsabilités projet par projet, c’est toute la construction du portefeuille projet IT qui doit évoluer. Comme le soulignent les DSI présents, il faut porter les arbitrages sur le portefeuille projets à l’échelle du Comex lorsque c’est nécessaire. Ce qui implique de présenter une vision transverse et objectivée des projets, toujours co-construite avec les métiers : « Le DSI doit être garant de l’harmonie de la facture du portefeuille de projets mais doit laisser au comité de direction le soin de l’arbitrage. » Dans cette vision d’un portefeuille global, Yves Michel, Ancien DSI de Primagaz et consultant chez Infortive, va un cran plus loin et conseille la mise en place d’un Project Management Office (PMO) dont le rôle est de centraliser tous les projets de l’entreprise (IT et autres) pour avoir une vision d’ensemble et améliorer leur pilotage : harmonisation des projets, rythme, budgets, ressources humaines… Une organisation qui a fait ses preuves dans les plus grandes entreprises.

Dans cette vision d’un portefeuille global, la mise en place d’un Project Management Office (PMO) qui centralise tous les projets de l’entreprise (IT et autres) permet d’avoir une vision d’ensemble et améliore leur pilotage : harmonisation des projets, rythme, budgets, ressources humaines…

On le voit, l’heure est plus que jamais à la collaboration DSI-Métiers et à la co-construction. A vous de choisir comment l’opérer.

 

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